01
Exportar y cruzar
Cada informe empieza bajando planillas de tres sistemas y pegándolas en una cuarta.
Reportes para la dirección
La dirección pregunta. Coleia responde.
Hoy un informe es exportar de cada sistema y cruzarlo a mano en una planilla, cada vez. En Coleia la cobranza, la asistencia, las notas, las admisiones y los mensajes viven en la misma base: el tablero está siempre al día y la dirección le puede preguntar lo que quiera, en castellano.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Preguntale a ColeiaAsistente de IA · Dirección
¿Qué familias deben dos cuotas y bajaron las notas?
Tres familias. En las tres, además, bajó la asistencia este trimestre. Le dejo la lista y un borrador de llamada para cada una.
Familia Ortiz · 2 cuotasMatemática de 7 a 4 · asistencia 81 %
Familia Gil · 2 cuotasLengua de 8 a 6 · no leyó los últimos 3 avisos
Familia Paz · 2 cuotasInglés de 9 a 6 · asistencia 86 %
Basado enCobranza, académico y asistencia · actualizado hoy a las 8:00
Horas que hoy se van en cruzar datos
Cada informe para la dirección es una tarde de cruzar planillas.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Exportar la mora del sistema de cobranza.
- Exportar notas y faltas del sistema académico.
- Cruzarlas en Excel, alumno por alumno.
- Y para la reunión del mes que viene, otra vez.
En Coleia, el cruce ya está hecho: la dirección pregunta y tiene la lista en segundos.
Con una app suelta
Cada sistema tiene sus reportes. Nadie ve el cruce.
Ningún sistema suelto puede cruzar datos que no tiene.
02
Llega tarde
Para cuando el informe está listo, la situación ya cambió.
03
El problema queda entre sistemas
Mora, faltas y notas se miran por separado, y la familia que está mal en las tres no aparece en ninguna.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Ver los números de un área | SíCada sistema muestra lo suyo. | ✓ SíUn tablero con todo el colegio. |
| Cruzar deuda, notas y asistencia | NoExportar de cada sistema y cruzar en una planilla. | ✓ SíSe le pregunta al asistente, en castellano. |
| Tener la lista para actuar | NoLlega un número, no una lista. | ✓ SíLlega la lista, con el borrador del mensaje. |
| Ver por nivel y por sede | En parteDepende de cada sistema. | ✓ SíSiempre, con los permisos de cada rol. |
| Estar al día | NoEl informe llega tarde. | ✓ SíSe actualiza todos los días. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
Todo el colegio, en una pantalla.
Tablero al día
Matrícula, cobranza y mora, asistencia, rendimiento, admisiones y lectura de avisos, sin armar nada.
Por sede, nivel y curso
La dirección mira el conjunto o baja al detalle, con los permisos de cada rol.
Preguntale a Coleia
Preguntas en castellano, respuestas con la lista para actuar y de dónde sale cada dato.
Resumen semanal
Cada lunes, lo que cambió en la semana y lo que conviene mirar, en un mensaje corto.
Alertas a tiempo
La familia que se atrasa por primera vez, el curso que falta más, el interesado sin respuesta.
Exportar cuando haga falta
A Google Sheets o Excel, para la supervisión, el consejo o el representante legal.
Lo que sabe porque está conectada
Le pregunta a todo el colegio a la vez.
Como todo vive en la misma base, las preguntas que hoy llevan una tarde de planillas se responden en segundos.
CobranzaAsistenciaAcadémicoAdmisionesMensajería
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- «¿Qué familias deben dos cuotas y bajaron las notas?»
- «¿Qué cursos faltaron más este mes que el anterior?»
- «¿Cuántos interesados de sala de 4 siguen sin entrevista?»
- «¿Quiénes no leyeron el aviso de la reunión de mañana?»
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Responde con la lista y dice de dónde sacó cada dato. Si no encuentra la respuesta, lo dice. Usa los datos del colegio y nunca para entrenar modelos de terceros.
Lo que decide una persona
La dirección decide qué hacer con cada lista. Nada sale a una familia sin que una persona lo apruebe.
Preguntas
Lo que preguntan sobre los reportes.
¿Qué se le puede preguntar al asistente?
Lo que una directora le pediría a su equipo: quién debe, quién falta, cómo vienen las notas de un curso, cuántos interesados hay por sala, quién no leyó un aviso. Responde con la lista y el próximo paso. Se puede probar con datos ficticios en coleia.app/asistente.
¿De dónde saca los datos?
De la base del colegio en Coleia: cobranza, asistencia, notas, admisiones y mensajes. Cada respuesta dice qué datos usó y de cuándo son.
¿Quién puede ver el tablero y usar el asistente?
Quien el colegio defina. Cada rol ve solo lo que le corresponde, también cuando le pregunta al asistente, y cada acceso queda registrado.
¿Los datos del colegio se usan para entrenar la inteligencia artificial?
No. Se usan para responder las preguntas del colegio y nunca para entrenar modelos de terceros.
¿Se puede exportar a planillas?
Sí. Cualquier tablero o lista se exporta a Google Sheets o Excel cuando haga falta.
¿Podemos contratar solo reportes?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Saber hoy lo que pasa, sin pedir un informe.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.