01
No sabe nada del alumno
La app de mensajes no conoce las notas ni las faltas. Para avisarles a las familias de los chicos que bajaron en Matemática, alguien exporta las notas a Excel, arma la lista y manda los mensajes a mano.
Comunicación con familias
Avisos que saben a quién le hablan.
Una app de comunicación manda el aviso y muestra quién lo leyó. Coleia, además, sabe quién faltó, quién tiene que autorizar la salida y quién no abrió el boletín, porque todo vive en la misma base. Así cada familia recibe lo que le toca, y nada más.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Nuevo aviso · Secretaría4.º grado B
Todo el curso · 28No autorizaron la salida · 11Faltaron hoy · 3Con hermanos en inicial · 6
Borrador de la IAHola, familia. El jueves 12 vamos al Museo de Ciencias. Todavía no recibimos su autorización: pueden darla desde este mensaje, con un toque. ¡Gracias!
Botón en el mensajeAutorizar · se guarda en la ficha del alumnoIncluido
Si no lo leen antes de las 18Segundo aviso solo a quien no lo abrió, también por WhatsAppProgramado
DeudasEste aviso no menciona pagos. Los recordatorios de cuota son privados.Nunca por el grupo
Secretaría revisa el texto antes de enviarEnviar a 11 familias
Horas que hoy se van en cruzar datos
Cada aviso a medida hoy es una tarde de planillas.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Exportar las notas o las faltas del sistema académico.
- Cruzarlas en Excel con la lista de familias.
- Copiar esos contactos en la app de mensajes.
- Mandar uno por uno y anotar quién respondió.
En Coleia, el aviso elige solo a las familias que corresponde, porque las notas, las faltas y las familias viven en la misma base.
Con una app suelta
Manda bien los avisos. Pero no sabe nada de la familia.
La comunicación es la parte mejor resuelta del colegio: hay buenas apps. El problema es que trabajan solas.
02
El aviso va a todos
Se manda a todo el curso aunque solo les toque a once familias. La que ya autorizó recibe el mismo recordatorio que la que no.
03
Grupos en teléfonos personales
Nadie sabe cuál es el canal oficial, las consultas llegan de noche y la información de los chicos queda en teléfonos particulares.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Mandar avisos y ver quién los leyó | SíSí, es lo que hace. | ✓ SíSí, por la app, por el mail del colegio y por WhatsApp. |
| Elegir a quién escribirle por lo que pasa | NoNo sabe quién faltó, quién debe ni quién no autorizó. | ✓ SíSe elige «los que faltaron» o «los que no autorizaron» con un toque. |
| Avisar a las familias de los chicos que bajaron las notas | NoNo sabe las notas: hay que exportar un Excel y mandar a mano. | ✓ SíSabe las notas: el aviso sale de la misma base. |
| Autorizar o pagar desde el mensaje | En parteAutoriza, pero la respuesta queda en la app de mensajes. | ✓ SíLa autorización va a la ficha y el pago a la cuenta de la familia. |
| Recordar una deuda sin exponer a nadie | NoNo sabe quién debe. | ✓ SíRecordatorio privado, solo a quien debe, con el link para pagar. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
Cada aviso, a quien le toca.
Destinatarios por lo que pasa
Los que no autorizaron, los que faltaron hoy, los de 3.º B con hermanos en inicial. Se eligen con un toque, sin armar listas.
Lectura y segundo aviso
Se ve quién leyó cada comunicado y el sistema le vuelve a avisar solo a quien no lo abrió.
Se responde desde el mensaje
Autorizar una salida, confirmar una reunión o pagar, sin salir del aviso ni abrir otra app.
Lo urgente se nota
Lo urgente avisa distinto y también llega por WhatsApp del colegio. Lo de rutina no interrumpe.
Un acceso por familia
Todos los hijos en una sola cuenta, en una app con el nombre del colegio o desde el navegador, sin instalar nada.
La deuda nunca va por el grupo
Los recordatorios de pago son privados, van a quien corresponde y nunca pasan por docentes.
Lo que sabe porque está conectada
Sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Por eso puede elegir a quién escribirle y qué decirle. Una app de mensajes suelta solo conoce su lista de contactos: todo lo demás hay que llevárselo a mano.
Padrón de familiasAsistenciaAutorizacionesCobranzaAcadémico
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque sabe las notas, el aviso a las familias de los chicos que bajaron en Matemática sale con un toque, sin exportar nada a Excel.
- Porque sabe quién faltó, la tarea del día le llega a la familia del chico que no estuvo.
- Porque sabe quién autorizó, el recordatorio de la salida va solo a las familias que faltan.
- Porque sabe quién no abrió el boletín, el preceptor sabe a quién llamar.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Redacta el borrador en el tono del colegio, sugiere a quién mandarlo según lo que pasa y resume las respuestas de las familias.
Lo que decide una persona
Secretaría o el docente revisa el texto, cambia lo que quiera y decide enviarlo. Nada sale a una familia sin que una persona lo apruebe.
Preguntas
Lo que preguntan sobre la comunicación.
¿Reemplaza los grupos de WhatsApp del curso?
No hace falta prohibirlos. Lo oficial sale por Coleia, con registro y confirmación de lectura, y lo urgente también llega por el WhatsApp del colegio. Las consultas van a la persona que corresponde, en su horario, y no a un teléfono personal.
¿Se puede saber quién leyó cada comunicado?
Sí. Cada aviso muestra quién lo leyó y cuándo, por curso y por familia. A quien no lo abrió se le puede mandar un segundo aviso automático.
¿Las familias tienen que instalar una app?
Pueden usar una app con el nombre y los colores del colegio, o entrar desde el navegador sin instalar nada. Es un solo acceso por familia, con todos los hijos.
¿Cómo funciona con padres separados?
Cada tutor tiene su propio acceso. El colegio define quién recibe los avisos, quién autoriza y quién ve la cuenta, y cada uno recibe lo que le corresponde.
¿Qué pasa con lo que hoy mandamos por mail?
Si el colegio usa Google Workspace, lo que sale por mail sale desde el Gmail del colegio, con el mismo registro que el resto de los avisos.
¿Puede la IA mandar un aviso sola?
No. La IA redacta el borrador y sugiere a quién mandarlo, pero nada sale a una familia sin que una persona lo revise y lo apruebe.
¿Sirve para colegios de Uruguay, Chile, Perú o México?
Sí. Está en castellano neutro y cada colegio elige cómo nombrar las cosas: familias o apoderados, comunicados o circulares, cuaderno de comunicaciones o agenda.
¿Podemos contratar solo comunicación?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que cada familia reciba lo que le toca.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.