01
Todo se vuelve a cargar
El estudio contable recibe exportaciones de la cobranza y de los sueldos, y las carga otra vez en su sistema.
Contabilidad y tesorería
La plata del colegio, al día.
La contabilidad del colegio se arma con datos de otros sistemas: lo cobrado, los sueldos, las facturas de proveedores. Alguien los exporta, el estudio los vuelve a cargar y los números llegan un mes tarde. En Coleia cada movimiento ya está en la base, y la dirección ve el flujo de fondos al día.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Tesorería · octubreAl día de hoy
Entró$ 148 Men el mes
Salió$ 132 Men el mes
A pagar6esta semana
Cuotas cobradas hoy · 38 familiasAsiento hecho solo desde la cobranzaRegistrado
Sueldos de octubreAsiento desde la liquidación, con las cargasRegistrado
Proveedor del comedor · vence el viernesCoincide con lo pedido en el mesPara pagar
Gasto de mantenimientoFalta la factura del proveedorLo marcó la IA
Libro diario y mayor, listos para el estudio contableExportar
Horas que hoy se van en cruzar datos
La contabilidad del colegio hoy se arma copiando de otros sistemas.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Exportar lo cobrado del sistema de cobranza.
- Exportar los sueldos del sistema de liquidación.
- Juntar las facturas de proveedores del mail y de la caja.
- Mandar todo al estudio contable para que lo vuelva a cargar.
En Coleia, cada cobro, cada sueldo y cada pago ya están en la misma base: el asiento se hace solo y el contador recibe todo listo.
Con una app suelta
Lleva los libros. Los datos llegan tarde y a mano.
Con la mora en alza y los sueldos como el gasto más grande, saber hoy cuánta plata hay cambia las decisiones.
02
Los proveedores, en el mail
Facturas del comedor, del mantenimiento y de los servicios llegan por cualquier lado, y los vencimientos se siguen en una planilla.
03
La dirección ve el mes pasado
Cuánto entró, cuánto salió y cuánto queda se sabe cuando el estudio cierra, semanas después.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Llevar los libros | SíSí, es lo que hace. | ✓ SíSí, con el plan de cuentas del colegio. |
| Registrar lo cobrado | NoHay que exportarlo y volver a cargarlo. | ✓ SíSe registra solo, desde la cobranza. |
| Registrar los sueldos | NoLlegan en otra exportación. | ✓ SíSe registran solos, desde la liquidación. |
| Proveedores y vencimientos | En parteEn el mail y en una planilla. | ✓ SíFacturas, vencimientos y pagos en un solo lugar. |
| Que la dirección vea la plata de hoy | NoVe el cierre del mes pasado. | ✓ SíFlujo de fondos al día, y se le pregunta al asistente. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
Cada movimiento, registrado donde pasa.
Asientos automáticos
Cada cobro, cada factura y cada sueldo genera su asiento solo, con el plan de cuentas del colegio.
Proveedores y pagos
Facturas de proveedores, vencimientos, órdenes de pago y retenciones, en un solo lugar.
Caja y bancos
Los movimientos del banco se concilian con lo cobrado y lo pagado, y la caja chica queda registrada.
Flujo de fondos
La dirección ve cuánto entra, cuánto sale y cuánto va a haber a fin de mes, por nivel y por sede.
Presupuesto por área
Lo previsto contra lo gastado en cada nivel, sede o proyecto, al día.
Para el estudio contable
Libro diario, mayor y lo que pida el contador, en el formato de su sistema o con acceso propio.
Lo que sabe porque está conectada
Los números salen solos porque todo pasa por la misma base.
Un sistema contable espera que le carguen los datos. En Coleia, la cobranza, la facturación y los sueldos ya son la contabilidad.
CobranzaFacturaciónSueldosProveedoresDirección
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque sabe lo que se cobró, el ingreso del día está registrado sin exportar nada.
- Porque sabe los sueldos del mes, el gasto más grande del colegio está en los libros el día que se liquida.
- Porque conoce la mora, el flujo de fondos muestra lo que probablemente entre, no solo lo facturado.
- Porque está conectada al asistente, la dirección pregunta «¿cuánto nos queda para pagar el aguinaldo?» y tiene la respuesta.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Clasifica los gastos, marca los que no tienen comprobante, avisa los vencimientos de la semana y arma la proyección de fondos de fin de mes.
Lo que decide una persona
Administración aprueba cada pago y el contador del colegio revisa y cierra los libros. La IA no paga nada sola.
Preguntas
Lo que preguntan sobre la contabilidad.
¿Reemplaza al sistema contable que usamos hoy?
Sí, está pensado para llevar la contabilidad completa del colegio. Si el contador prefiere seguir con su sistema, Coleia le manda todo listo en su formato o le da un acceso propio de solo lectura.
¿Se puede usar nuestro plan de cuentas?
Sí. En la implementación se carga el plan de cuentas del colegio y las reglas para que cada movimiento vaya a su cuenta.
¿Cómo se registran los pagos a proveedores?
Se carga la factura (o llega por mail), se aprueba y se programa el pago. El asiento y el vencimiento quedan registrados, y la factura se guarda en el Drive del colegio.
¿La dirección puede ver cuánta plata hay sin pedir un informe?
Sí. El tablero muestra el flujo de fondos al día, y al asistente se le puede preguntar en castellano, por ejemplo cuánto falta cobrar este mes.
¿Sirve para varias sedes o niveles?
Sí. Cada movimiento puede llevar su sede, su nivel o su proyecto, y los reportes se abren así.
¿Quién puede ver la contabilidad?
Solo los roles que el colegio defina. Cada acceso y cada cambio quedan registrados.
¿Podemos contratar solo contabilidad y tesorería?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que la dirección decida con los números de hoy.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.