01
Las licencias llegan por cualquier lado
Un mail, un certificado en papel, un mensaje a la secretaria. Alguien las junta a fin de mes y espera no olvidarse ninguna.
Personal y sueldos
Del legajo al recibo, sin planillas.
Un sistema de sueldos liquida. Lo que no sabe es quién faltó, qué cursos quedaron sin docente ni quién cubrió la suplencia. Eso lo junta una persona con planillas, todos los meses. En Coleia el personal vive en la misma base que los horarios y los cursos, y las novedades llegan solas a la liquidación.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Novedades de octubre · PersonalCierre el día 25
Licencias7este mes
Suplencias5 de 6cubiertas
Recibos84 %con conformidad
Prof. Méndez · licencia del 14 al 18Cubre el Prof. Sosa en 4.º A y 4.º B · todos avisadosCubierta
Matemática de 2.º año · lunes 21Sin suplente todavía: hay dos docentes libres a esa horaSugerencia de la IA
Antigüedad · 12 personasCambian de tramo este mes: ya está en la liquidaciónPara revisar
Recibos de septiembre71 de 84 dieron su conformidad desde la appEnviados
Novedades listas para liquidarRevisar y cerrar
Horas que hoy se van en cruzar datos
Cerrar las novedades del mes hoy es juntar planillas.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Juntar las licencias que llegaron por mail y en papel.
- Cruzarlas con los horarios para saber qué cursos quedan sin docente.
- Buscar suplentes por teléfono y anotar quién cubrió qué.
- Pasar todo al sistema de sueldos o al estudio contable.
En Coleia, la licencia, la suplencia y el sueldo salen de la misma base: lo que se carga una vez llega solo a la liquidación.
Con una app suelta
Liquida el sueldo. Las novedades las junta una persona.
Los sueldos docentes tienen reglas propias: cargos y horas cátedra, antigüedad, licencias, suplencias y aportes especiales.
02
La suplencia se arma por teléfono
Cuando falta un docente, nadie ve rápido qué cursos quedan descubiertos ni quién puede cubrirlos.
03
El legajo está en una carpeta
Títulos, antigüedad, cargos y horas de cada docente en papel o en planillas, y el estudio contable con su propia versión.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Liquidar sueldos | SíSí, es lo que hace. | ✓ SíSí, docentes y no docentes, o las novedades listas para su liquidador. |
| Juntar las licencias del mes | NoLlegan por mail y en papel. | ✓ SíEl docente la pide desde el celular y llega sola. |
| Saber qué cursos quedan sin docente | NoNo conoce los horarios. | ✓ SíSe ve al aprobar la licencia, con suplentes sugeridos. |
| Avisar al suplente, al preceptor y a las familias | NoPor teléfono o por el grupo. | ✓ SíDesde la misma base, a cada uno lo suyo. |
| Recibos con conformidad | En parteA veces, en otra app. | ✓ SíEn la app, con la conformidad registrada. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
Del legajo al recibo, en la misma base.
Legajo docente y no docente
Títulos, cargos, horas cátedra, antigüedad y documentos de cada persona, guardados en el Drive del colegio.
Licencias
El docente la pide desde el celular, dirección la aprueba y queda en su legajo y en la liquidación del mes.
Suplencias
Al aprobar una licencia se ve qué cursos quedan sin docente y quién puede cubrirlos, y se avisa a todos.
Liquidación de sueldos
Docentes y no docentes, con cargos, horas, antigüedad y las cargas sociales de cada lugar.
Recibos digitales
Cada persona recibe su recibo en la app y da su conformidad con un toque. Queda registrado.
Con el estudio contable
Si el colegio prefiere seguir liquidando afuera, las novedades del mes salen listas para el liquidador.
Lo que sabe porque está conectada
Liquida bien porque sabe qué pasó en el colegio.
Un sistema de sueldos solo ve los números del mes. Coleia sabe qué cursos tiene cada docente, cuándo faltó y quién lo reemplazó.
Horarios y cursosLegajoMensajeríaContabilidadDirección
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque conoce los horarios, al aprobar una licencia ya se sabe qué cursos quedan sin docente y quién está libre.
- Porque está conectada a la mensajería, el suplente, el preceptor y las familias del curso se enteran a tiempo.
- Porque la licencia queda en el legajo, llega sola a la liquidación del mes, sin pasarla a mano.
- Porque está conectada a la contabilidad, los sueldos y las cargas quedan registrados el día que se liquidan.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Junta las novedades del mes, marca lo que cambia (antigüedad, horas, licencias largas), sugiere suplentes según los horarios y redacta los avisos.
Lo que decide una persona
Dirección aprueba cada licencia y cada suplencia. Administración y el contador revisan y cierran la liquidación antes de pagar.
Preguntas
Lo que preguntan sobre personal y sueldos.
¿Liquida sueldos docentes y no docentes?
Sí, está pensado para los dos, con cargos, horas cátedra, antigüedad y las reglas de cada convenio y jurisdicción. Se configura en la implementación con el contador del colegio.
¿Genera lo que piden ARCA y los organismos de educación?
Está pensado para generar lo que pide cada lugar: en Argentina, la declaración de aportes y contribuciones, el libro de sueldos digital y la información para el organismo de educación de gestión privada de cada provincia.
¿Podemos seguir liquidando con nuestro estudio contable?
Sí. Coleia junta las novedades del mes (licencias, suplencias, horas, altas y bajas) y se las pasa listas al liquidador. Si después el colegio quiere liquidar desde Coleia, se cambia sin volver a cargar nada.
¿Cómo funcionan los recibos digitales?
Cada persona recibe su recibo en la app o por mail y da su conformidad con un toque. Queda registrado quién lo recibió y cuándo.
¿Quién ve los sueldos?
Solo los roles que el colegio defina, por ejemplo administración y dirección. Cada docente ve solo lo suyo, y cada acceso queda registrado.
¿Sirve para colegios de Uruguay, Chile, Perú o México?
Está pensado para eso: las reglas de cada país se configuran en la implementación. El legajo, las licencias y las suplencias funcionan igual en todos.
¿Podemos contratar solo personal y sueldos?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que el mes cierre sin perseguir planillas.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.