01
Un formulario por salida
Cada vez se arma uno nuevo, y las respuestas quedan en una planilla que alguien copia al sistema.
Formularios y autorizaciones
Se pide, se autoriza y queda en la ficha.
Hoy cada salida es un formulario nuevo y una planilla con respuestas que alguien copia y persigue. En Coleia la autorización llega a las familias que corresponde, se responde desde el celular, se cobra si tiene costo y queda guardada en la ficha de cada alumno.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Salida al Museo de Ciencias · 4.º grado BJueves 12
Autorizaron17 de 28
Conformidad de los dos tutores3 alumnos con padres separados · regla del colegioPedida a ambos
Costo de la salida · $ 8.500Se suma a la cuenta de la familia, en el mismo pago de la cuotaSin otro pago
11 familias sin responderRecordatorio solo a ellas, mañana a las 8Programado
Uso de imagen2 alumnos sin autorización: no salen en las fotosA tener en cuenta
Cada respuesta queda en la ficha con fecha, hora y quién la dioLista para el docente
Horas que hoy se van en cruzar datos
Cada salida es una planilla que alguien persigue.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Armar el formulario y mandarlo por otra app.
- Bajar las respuestas a una planilla.
- Cruzarla con la lista del curso para ver quién falta.
- Cobrar la salida aparte y anotar quién pagó.
En Coleia, la autorización, el recordatorio y el cobro salen de la misma base que la lista del curso.
Con una app suelta
Junta respuestas. Después hay que perseguirlas.
Un formulario suelto junta respuestas. Ordenarlas, completarlas y llevarlas a cada alumno queda para una persona.
02
Perseguir al que no respondió
Mensajes, llamados y papelitos la mañana de la salida, curso por curso.
03
Sin registro claro
Una autorización por WhatsApp no deja claro quién la dio ni cuándo. Con padres separados, a veces responde uno solo.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Pedir la conformidad para una salida | SíSí, con un formulario por salida. | ✓ SíSí, desde el mensaje, con un toque. |
| Saber quién falta responder | En parteSe mira la planilla de respuestas. | ✓ SíSe ve en una pantalla, y se le vuelve a preguntar solo a quien falta. |
| Guardar la respuesta en la ficha del alumno | NoQueda en la planilla del formulario. | ✓ SíQueda en la ficha, con la fecha y quién respondió. |
| Cobrar la salida junto con la autorización | NoSe cobra aparte. | ✓ SíSe suma a la cuenta de la familia. |
| Que quede claro quién dio la conformidad | En parteUna respuesta por WhatsApp no lo deja claro. | ✓ SíQueda quién respondió, cuándo y desde qué cuenta. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
Cada autorización, donde tiene que estar.
Plantillas listas
Salidas, campamentos, uso de imagen, actividades, retiro por terceros y encuestas, con los textos del colegio.
A quien corresponde
Al curso, al nivel o a una lista, con uno o los dos tutores según la regla del colegio.
Conformidad desde el celular
La familia autoriza con un toque desde su cuenta, y queda registrado quién, cuándo y desde qué cuenta.
Recordatorio solo a quien falta
El sistema le vuelve a preguntar a quien no respondió, a la hora que elija el colegio.
Se cobra en el mismo paso
Si la salida tiene costo, se suma a la cuenta de la familia y se paga con la cuota.
La lista final, para el docente
El día de la salida, el docente tiene la lista de quiénes van, con los contactos de emergencia.
Lo que sabe porque está conectada
Sabe quién tiene que autorizar y qué pasa después.
Un formulario suelto junta respuestas. Coleia sabe quién es cada familia y lleva la respuesta a donde sirve.
Padrón de familiasMensajeríaCobranzaLegajoAsistencia
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque conoce a cada familia, sabe si la autorización necesita la conformidad de los dos tutores.
- Porque está conectada a la cobranza, el costo de la salida se suma a la cuenta, sin otro pago.
- Porque queda en el legajo, la autorización de uso de imagen se consulta antes de publicar una foto.
- Porque sabe la asistencia del día, la lista de la salida coincide con quién vino.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Arma el formulario a partir de una descripción corta («salida al museo el jueves 12, en micro, $ 8.500») y redacta el aviso para las familias.
Lo que decide una persona
El docente y secretaría revisan el formulario, deciden a quién se manda y cuándo sale.
Preguntas
Lo que preguntan sobre las autorizaciones.
¿Hay un modelo de autorización de padres para salidas escolares?
Sí. Coleia trae plantillas para salidas, viajes educativos, campamentos y uso de imagen, y el colegio las adapta con sus propios textos.
¿Tiene validez legal una autorización dada desde el celular?
Queda registrada la conformidad: quién la dio, desde qué cuenta, con fecha y hora. No es una firma digital en el sentido de la ley. El alcance legal depende de cada país y de cada trámite, y se define con cada colegio y su asesoría.
¿Se puede pedir la conformidad de los dos tutores?
Sí. El colegio define en qué casos alcanza con uno y en cuáles hacen falta los dos, y la autorización queda completa recién cuando responden todos.
¿Sirve para encuestas e inscripciones a actividades?
Sí. Además de autorizaciones, se pueden armar encuestas, inscripciones a talleres o a eventos, con cupo y con cobro si hace falta.
¿Qué pasa con la autorización de uso de imagen?
Se pide una vez, queda en la ficha del alumno y se consulta antes de publicar fotos. Si la familia la cambia, se actualiza en el momento.
¿Podemos seguir usando formularios de Google?
Sí, para lo que quieran. Lo que tiene que ver con cada alumno conviene que quede en su ficha, y para eso están las autorizaciones de Coleia.
¿Podemos contratar solo autorizaciones?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que ninguna salida dependa de un papelito.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.