01
Las notas en un lado, la familia en otro
El boletín necesita otra app para llegar a casa. Para avisar algo sobre las notas, alguien las exporta a Excel y arma los mensajes a mano.
Académico y boletines
El boletín se publica y se lee en el mismo lugar.
Hoy el boletín sale de un sistema y viaja a las familias por otro, en PDF o por mail, y nadie sabe quién lo abrió. En Coleia los docentes cargan las notas, la dirección publica y cada familia lo ve en su app, con todos sus hijos.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Boletines · 2.º trimestre · 5.º grado BPublicado
Leído por las familias24 de 28
4 familias no lo abrieronSegundo aviso mañana a las 9, por la app y por WhatsAppProgramado
Tomás Prado · Matemática bajó de 8 a 5También tiene 82 % de asistencia este trimestreLo marcó la IA
Comentarios del docenteBorradores a partir de las notas; el docente los escribe o corrige28 de 28 revisados
Pedidos de reunión desde el boletín2 familias pidieron hablar con la maestraEn el Calendar
Horas que hoy se van en cruzar datos
Llevar las notas a las familias hoy es trabajo manual.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Exportar las notas del sistema académico.
- Armar o convertir cada boletín en PDF.
- Mandarlo por otra app o por mail, curso por curso.
- Preguntar quién lo vio y cruzarlo a mano con las faltas.
En Coleia, el boletín se publica donde la familia ya está, con la lectura registrada y al lado de la asistencia.
Con una app suelta
Guarda las notas. Pero no llegan solas a la familia.
El boletín es de lo que más esperan las familias, y de lo que peor les llega.
02
Nadie sabe quién lo leyó
Para saber si una familia vio el 4 de su hijo, hay que preguntarle.
03
Las notas no se cruzan con nada
Bajan las notas y suben las faltas, pero cada dato está en su planilla y nadie ve los dos juntos.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Cargar notas y armar el boletín | SíSí, es lo que hace. | ✓ SíSí, con la escala y el formato de cada nivel. |
| Que el boletín llegue a la familia | NoViaja por otro canal: hay que exportarlo y mandarlo a mano. | ✓ SíSe publica en la app que la familia ya usa. |
| Saber quién lo leyó | NoNo lo sabe. | ✓ SíLectura registrada, y recordatorio a quien no lo abrió. |
| Avisar a quien bajó en una materia | NoHay que armar la lista en un Excel. | ✓ SíEl aviso sale con un toque, solo a esas familias. |
| Cruzar las notas con la asistencia | NoCada dato está en su sistema. | ✓ SíLa dirección lo ve junto. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
De la planilla del docente a la app de la familia.
Carga por docente
Por materia y por período, con la escala del colegio: numérica, conceptual o por competencias.
Revisión y publicación
La dirección revisa y publica nivel por nivel o curso por curso, cuando decide.
En la app de la familia
Cada familia ve el boletín de todos sus hijos en un solo acceso, y lo descarga en PDF si quiere.
Lectura registrada
Se sabe quién lo abrió. A quien no lo hizo se le vuelve a avisar, y la familia puede pedir una reunión desde el boletín.
Historial en el legajo
Las notas de cada año quedan en el legajo del alumno y no se pierden cuando cambia el docente.
Classroom sigue siendo el aula
Los docentes siguen trabajando en Classroom. El boletín, la lectura y el historial viven en Coleia.
Lo que sabe porque está conectada
Las notas tienen sentido al lado de todo lo demás.
Un sistema de notas sabe de notas. Coleia también sabe de asistencia, de mensajes y de la familia.
AsistenciaMensajeríaFamiliasDirección
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque sabe la asistencia, la dirección ve juntos a los chicos que bajaron las notas y faltan más.
- Porque sabe qué familia no abrió el boletín, el preceptor sabe a quién llamar.
- Porque conoce a cada familia, el boletín de los tres hijos llega en un solo acceso.
- Porque guarda el historial, el docente nuevo conoce al alumno desde el primer día.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Arma un primer borrador de los comentarios del boletín a partir de las notas y las observaciones del docente, y marca los cambios bruscos de rendimiento.
Lo que decide una persona
El docente escribe o corrige cada comentario y la dirección decide cuándo se publica.
Preguntas
Lo que preguntan sobre los boletines.
¿Sirve para escalas numéricas, conceptuales y por competencias?
Sí. Cada nivel usa la escala del colegio, y el boletín se arma con el formato que tienen hoy.
¿Se puede publicar por nivel o por curso?
Sí. La dirección decide qué se publica y cuándo, curso por curso o el nivel completo.
¿La familia puede descargar el boletín en PDF?
Sí. Lo ve en la app y lo puede descargar o imprimir cuando quiera.
¿Se puede retener el boletín a una familia que debe?
Depende de la norma de cada jurisdicción, y conviene revisarlo con la asesoría del colegio. Nuestra recomendación es no mezclar la deuda con las notas de los chicos: la cobranza se habla con la familia por un canal privado.
Si la jurisdicción tiene su propio boletín digital, ¿conviven?
Sí. Lo que pide la jurisdicción se sigue cargando donde corresponde. Coleia es el boletín del colegio para sus familias, con la lectura registrada y cruzado con la asistencia.
¿Cómo se pasan los boletines de años anteriores?
Con lo que hoy tienen: exportaciones del sistema actual y planillas. Se cargan en el legajo de cada alumno y se validan con secretaría antes de arrancar.
¿Sirve si en mi país se dice libreta, informe de notas o boleta de calificaciones?
Sí. Cada colegio elige cómo se llama: boletín, libreta, informe de notas, libreta de notas o boleta de calificaciones.
¿Podemos contratar solo boletines?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que el boletín llegue y se lea.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.