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Cobranza y factura en dos sistemas
Lo que se cobró en uno se vuelve a cargar en el otro, y cada diferencia se busca a mano a fin de mes.
Facturación electrónica
Cada cobro, con su factura.
Un sistema de facturación emite comprobantes. Lo que no sabe es qué pagó cada familia, qué parte es la cuota y qué parte es el comedor, ni quién pagó tarde. Entonces alguien le pasa los datos a mano todos los meses. En Coleia la factura sale de la misma cuenta donde se cobra, con el detalle que pide la norma.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Facturación de octubre · Administración412 comprobantes emitidos
Con su factura100 %de lo cobrado
Interés por mora9familias
Planes de pago4vigentes
Familia Prado · cuota y comedorEnseñanza y comedor, cada uno en su líneaEmitida
Familia Ruiz · taller de robóticaActividad extra: va en un comprobante aparteEmitida
Familia Ortiz · interés por mora12 días de atraso, con la regla del colegioPara aprobar
Familia Gil · plan de pago, cuota 2 de 3Pagó hoy: la factura sale solaEmitida
Cada factura queda en la cuenta de la familiaLa IA revisó los conceptos
Horas que hoy se van en cruzar datos
Facturar cada cobro a mano es trabajo que debería hacer el sistema.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Exportar de la cobranza qué pagó cada familia.
- Pasarlo al sistema de facturación, concepto por concepto.
- Calcular en una planilla los intereses de quien pagó tarde.
- Mandarle a cada familia su factura por mail.
En Coleia, el cobro y la factura salen de la misma cuenta de la familia, con los intereses y los planes de pago aplicados con las reglas del colegio.
Con una app suelta
Emite la factura. Los datos los lleva una persona.
Desde julio de 2026, en Argentina cada cobro del colegio necesita su comprobante electrónico, con más detalle que antes.
02
Los intereses se calculan en planilla
Quién pagó tarde, cuántos días y cuánto corresponde: una cuenta a mano por familia, todos los meses.
03
Los planes de pago viven en un papel
Lo que se acordó con cada familia queda en un mail o en una planilla, y el sistema de facturación no lo sabe.
Desde el 1 de julio de 2026, la Resolución General 5866/2026 de ARCA reorganizó la factura electrónica. Los colegios privados pueden emitir un comprobante por cada cobro o una liquidación mensual por cliente, y tienen que separar la enseñanza oficial de las actividades extra, el comedor y el transporte. Fuente: La Capital de Mar del Plata.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Emitir la factura electrónica | SíSí, es lo que hace. | ✓ SíSí, desde la cuenta de la familia, por cada cobro o por mes. |
| Saber qué se cobró y por qué concepto | NoHay que pasárselo desde la cobranza. | ✓ SíYa lo sabe: el cobro y la factura están en la misma base. |
| Calcular los intereses por mora | En parteEn una planilla, familia por familia. | ✓ SíSolos, con la regla del colegio. |
| Facturar cada pago de un plan | NoEl plan vive en un mail o en un papel. | ✓ SíCada pago acordado sale con su factura. |
| Pasarle las ventas al contador | En parteExportar y mandar, todos los meses. | ✓ SíLibro de ventas listo, o acceso propio para el estudio. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
Del cobro a la factura, sin pasar nada a mano.
Factura por cada cobro
Cada cuota, matrícula y actividad lleva su comprobante electrónico, emitido desde la cuenta de la familia.
Cada concepto en su lugar
Enseñanza, actividades extra, comedor y transporte separados, como pide la norma.
Liquidación mensual
Si el colegio lo elige, un comprobante por mes para cada familia, con todos los conceptos adentro.
Intereses por mora
Se calculan solos con la regla del colegio, y administración los aprueba antes de aplicarlos.
Planes de pago
Lo que se acuerda con cada familia queda en su cuenta: cuotas, fechas y la factura de cada pago.
Para el estudio contable
Libro de ventas y comprobantes en el formato que use el contador del colegio, o con acceso propio.
Lo que sabe porque está conectada
Factura bien porque sabe qué se cobró.
Un sistema de facturación solo ve importes. Coleia sabe qué familia pagó, por qué hijo, por qué concepto y cuándo.
CobranzaPadrón de familiasActividades y comedorMensajeríaContabilidad
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque sabe en qué se anotó cada alumno, la factura separa la cuota del taller y del comedor sin que nadie la arme.
- Porque sabe cuándo pagó cada familia, el interés por mora se calcula solo y llega con su explicación.
- Porque conoce los planes de pago, cada pago acordado sale con su factura y la deuda se actualiza sola.
- Porque está conectada a la contabilidad, el libro de ventas está listo a fin de mes, sin exportar nada.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Revisa antes de emitir que cada factura tenga el concepto y el importe correctos, avisa qué familias entran en mora este mes y redacta el mensaje que acompaña cada plan de pago.
Lo que decide una persona
Administración define las reglas de intereses y planes, aprueba cada excepción y decide con cada familia. El contador del colegio revisa la configuración fiscal.
Preguntas
Lo que preguntan sobre la facturación.
¿Coleia emite la factura electrónica de ARCA?
Sí, está pensado para eso: cada cobro sale con su comprobante electrónico autorizado. Si el colegio prefiere seguir un tiempo con su sistema de facturación, Coleia le pasa los datos de cada cobro, y se cambia cuando el colegio quiera.
¿Qué cambió con la RG 5866/2026?
Reorganizó la factura electrónica desde el 1 de julio de 2026 y reemplazó a la RG 5824. Para los colegios privados permite elegir entre un comprobante por cada cobro o una liquidación mensual por cliente, y pide separar la enseñanza oficial de las actividades extra, el comedor y el transporte. Conviene confirmar cada caso con el contador del colegio.
¿Cómo se calculan los intereses por mora?
Con la regla que defina el colegio: tasa, días de gracia y tope. Coleia los calcula solos y administración los aprueba antes de que lleguen a la familia. Si corresponde cobrarlos depende del contrato con las familias, y conviene revisarlo con la asesoría del colegio.
¿Se pueden armar planes de pago para familias con deuda?
Sí. Se acuerda la cantidad de cuotas y las fechas, y cada pago sale con su factura. La familia ve su plan en la app y recibe recordatorios privados.
¿El contador del colegio puede trabajar con esto?
Sí. Puede tener su propio acceso de solo lectura, y el libro de ventas y los comprobantes se exportan en el formato que use el estudio.
¿Sirve para Uruguay, Chile, Perú o México?
Está pensado para eso: cada país tiene su comprobante electrónico, y la configuración fiscal de cada colegio se define en la implementación, con su contador.
¿Podemos contratar solo facturación electrónica?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.AdmisionesUn dato entra una sola vez.Del primer contacto a la vacante y la reinscripción, sin volver a cargar a la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que facturar no sea otro trabajo.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.