01
Se carga tres veces
Formulario, planilla y sistema, cada uno con su versión de la familia, y un error nuevo en cada pase.
Admisiones e inscripción
Un dato entra una sola vez.
Un formulario junta interesados. Después, alguien vuelve a cargar a esa familia como alumna, en la cobranza y en la comunicación. En Coleia, la familia que confirma la vacante ya es del colegio: con su cuenta, sus mensajes, su cuota y su legajo.
Sin costo y sin compromiso. Pensado para colegios privados de inicial, primaria y secundaria de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
Datos ficticios
Admisiones 2027 · InicialSala de 4 · 6 vacantes
Consultas
Familia SosaDesde la web · hoy
Familia PazSin respuesta · 3 días
Entrevista
Familia LunaJue 10:30 · en el Calendar
Familia PradoHermana en 2.º · prioridad
Documentos
Familia VidalFaltan vacunas
Vacante
Familia DíazConfirmada
5 libres
Familia Díaz confirmó la vacanteYa tiene cuenta, matrícula en su estado de cuenta, legajo y mensaje de bienvenidaSin volver a cargar
Familia Paz espera respuesta hace 3 díasRespuesta sugerida con horarios de visita y cuota de ingresoBorrador de la IA
Horas que hoy se van en cruzar datos
Cada familia nueva se carga tres veces, a mano.
Son horas de personas haciendo un trabajo que debería hacer el sistema. Pasa porque los datos del colegio viven separados, en herramientas que no se hablan.
Hoy, a mano, cada vez:
- Pasar el formulario de interés a una planilla.
- Cargar a la familia en el sistema académico.
- Volver a cargarla en la cobranza.
- Y una vez más en la app de mensajes.
En Coleia, la familia que confirma la vacante ya está en todos lados, sin que nadie la vuelva a tipear.
Con una app suelta
Junta interesados. Después hay que cargarlos otra vez.
Con la matrícula en baja por la caída de la natalidad, cada familia que consulta cuenta.
02
El interesado espera
Una consulta que no tiene respuesta en el día se va a otro colegio, y nadie lo nota.
03
La reinscripción es una planilla
En noviembre, secretaría persigue confirmaciones, deudas y documentos por mail, uno por uno.
Una app suelta contra Coleia
Hace lo mismo que la app suelta. Y sabe lo que pasa en el resto del colegio.
Coleia reemplaza a la herramienta que hoy usan para esto. Lo que la app suelta no puede hacer es lo que necesita datos de otra área, y eso hoy lo cruza una persona a mano.
| Lo que el colegio necesita | Una app suelta | Coleia |
|---|---|---|
| Formulario para interesados | SíSí, es lo que hace. | ✓ SíSí, en la web del colegio, también si es WordPress. |
| Seguir a cada interesado y sus entrevistas | En parteUna lista o una planilla. | ✓ SíCada etapa con recordatorios y el calendario del colegio. |
| Saber si el interesado ya es familia del colegio | NoNo conoce a las familias. | ✓ SíPrioridad a los hermanos, sola. |
| Pasar a la familia confirmada a los otros sistemas | NoSe vuelve a cargar tres veces. | ✓ SíYa tiene cuenta, cuota, mensajes y legajo. |
| Reinscripción | NoSe persigue por mail, familia por familia. | ✓ SíSe confirma desde la app, con los datos que ya están. |
Sin nombrar a nadie: así funciona cualquier herramienta que resuelve una sola cosa y no comparte la base con el resto del colegio.
Así funciona en Coleia
De la consulta a la vacante, en un solo lugar.
Formulario en la web del colegio
Se pone en la web que ya tienen, también si es WordPress, y cada consulta entra sola a la lista de interesados.
Cada interesado en su etapa
Consulta, visita, entrevista, documentación y vacante, con recordatorios para el equipo cuando alguien espera.
Entrevistas en el calendario
Se agendan en el Calendar del colegio y de la familia, con recordatorio para los dos.
Documentos desde el celular
La familia sube lo que se le pide y queda guardado en su legajo, en el Drive del colegio.
Hermanos y lista de espera
Los hermanos de alumnos tienen prioridad sola, y la lista de espera se ordena por sala o grado.
Reinscripción online
Las familias confirman desde la app con los datos que ya tienen cargados, con las reglas de reinscripción que defina el colegio.
Lo que sabe porque está conectada
La vacante confirmada ya es una familia del colegio.
Un sistema de admisiones termina en una lista. En Coleia, termina en una cuenta lista para usar.
Padrón de familiasCobranzaMensajeríaLegajo
Cuantas más funciones, más sabe cada una.
Cada función que se suma hace más inteligentes a las demás. Un dato que entra una vez sirve en todas, y la función que llega después ya sabe todo lo que el colegio cargó antes.
- Porque conoce a las familias del colegio, sabe que el interesado es hermano de una alumna y le da prioridad.
- Porque la vacante crea la cuenta, la matrícula, la primera cuota y el mensaje de bienvenida salen sin cargar nada.
- Porque ya conoce a cada familia, reinscribirse es confirmar, no volver a llenar todo.
- Porque guarda los documentos en el legajo, nadie los vuelve a pedir en marzo.
La IA y las personas
La IA hace el trabajo pesado. Las decisiones son del colegio.
Lo que hace la IA
Redacta la respuesta a las consultas de siempre (horarios, cuota de ingreso, documentos) con lo que el colegio cargó, resume cada entrevista y avisa qué interesados llevan días sin respuesta.
Lo que decide una persona
Admisiones revisa cada respuesta antes de que salga y decide las vacantes, las entrevistas y las excepciones.
Preguntas
Lo que preguntan sobre las admisiones.
¿Sirve también para la reinscripción de todo el colegio?
Sí. Cada familia recibe la reinscripción en su app y confirma con los datos que ya tiene cargados. Secretaría ve en un tablero quién falta, y las reglas las define el colegio.
¿Hay que volver a cargar los datos cuando se confirma la vacante?
No. Lo que la familia cargó en la inscripción pasa a su cuenta, a su legajo y a la cobranza. Un dato entra una sola vez.
¿Se puede poner el formulario en nuestra web?
Sí. El formulario se inserta en la web que ya tienen, también si está hecha en WordPress, y conserva el diseño del colegio.
¿Qué documentos se pueden pedir?
Los que el colegio defina para cada nivel: documento de identidad, partida de nacimiento, certificado de vacunas, pase del colegio anterior. La familia los sube desde el celular.
¿Cómo se maneja la lista de espera?
Por sala o grado, con el orden que defina el colegio y la prioridad de hermanos aplicada sola. Cuando se libera una vacante, se avisa a la siguiente familia.
¿Se puede cobrar la matrícula o la reserva de vacante?
Sí. Al confirmar la vacante, la matrícula aparece en la cuenta de la familia con su link para pagar, igual que cualquier cuota.
¿Sirve si en mi país se dice matrícula o inscripción?
Sí. Cada colegio elige cómo se llama cada paso: inscripción, matriculación, matrícula o reinscripción.
¿Podemos contratar solo admisiones?
Sí. Coleia se contrata por módulos: pueden empezar por este y sumar los demás cuando quieran, sin cambiar de sistema. Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio, y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
Función por función
Todo el colegio, en módulos que se hablan.
Coleia está pensada para reemplazar todos los sistemas sueltos del colegio: de la comunicación y la cobranza a la facturación, los sueldos y la contabilidad.
Elijan los módulos que necesitan. Pueden empezar por uno y sumar el resto, sin cambiar nada en mitad del ciclo lectivo.
Hay versiones con más o menos funciones, según el tamaño y la forma de trabajar del colegio.
Y si necesitan algo propio, hacemos adaptaciones a medida.
ComunicaciónAvisos que saben a quién le hablan.A cada familia, lo que le toca: por lo que pasa, con lectura y respuesta desde el mensaje.CobranzaLa cuota se concilia sola.Cuota, comedor y actividades en un pago, imputado solo y con recordatorios privados.Facturación electrónicaCada cobro, con su factura.Factura electrónica por cada cobro, intereses por mora y planes de pago, desde la cuenta de la familia.Gestión académicaEl alumno completo, en un lugar.Notas, seguimiento, informes del gabinete y entrevistas en el legajo de cada alumno, con permisos por rol.BoletinesEl boletín se lee donde se publica.Notas y boletines en la app de la familia, con lectura registrada y cruzados con asistencia.AsistenciaAvisa antes del mínimo.Lista en el celular, aviso a la familia el mismo día y alerta antes del límite de faltas.AutorizacionesSe autoriza y queda en la ficha.Salidas, uso de imagen y retiros autorizados desde el celular, con recordatorio a quien falta.Personal y sueldosDel legajo al recibo, sin planillas.Legajo docente, licencias, suplencias, liquidación de sueldos y recibos digitales en la misma base.Contabilidad y tesoreríaLa plata del colegio, al día.Asientos que salen solos de la cobranza y los sueldos, proveedores, caja y bancos, y el flujo de fondos para la dirección.ReportesLa dirección pregunta, Coleia responde.Un tablero al día y un asistente de IA que responde con la lista para actuar.ColeiaTodo junto, en una sola base.La landing completa: qué hace, el asistente de IA, integraciones y cómo se cobra.
Empecemos
Que ninguna consulta se quede sin respuesta.
En una reunión les mostramos cómo quedaría en su colegio, con datos ficticios y sin acceso a sus sistemas.