Gestión escolar con inteligencia artificial · colegios privados de América Latina
Familias, cuotas, avisos, admisiones, boletines y asistencia, juntos por primera vez. La IA le pregunta a esa base por la dirección, redacta lo que hay que mandar y hace sola el trabajo que hoy hace una persona. Cada rol ve lo suyo. Pensado para colegios de Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México.
20 minutos, sin compromiso. La primera conversación es sin acceso a sistemas ni a datos de alumnos.
Clara · 2.º grado A · Tomás · 5.º grado B · Hermana en lista para sala de 4
La transferencia del 10/10 se imputó sola.
«Cambio de horario» visto a las 09:14.
Cerca del mínimo. El preceptor ya habló.
2.º trimestre, leído por la familia.
La IA, en una pantalla
La dirección pregunta en castellano. La IA cruza cobranza, académico, asistencia y mensajes, responde en sus palabras y deja el próximo paso listo. Nada sale a una familia sin que una persona lo apruebe.
6 familias. Fueron avisadas el lunes por la app y por WhatsApp. 4 respondieron; 2 pidieron un plan de pagos y esperan una respuesta de administración.
Una sola base para:
Lo que pasa hoy
Cada una resuelve bien su parte. Pero la familia se carga en cada una, y lo que pasa entre ellas lo cruza una persona: con una planilla, un comprobante o un mensaje.
En los colegios grandes llegan a ser cinco o seis herramientas. En la mayoría, dos o tres y planillas en el medio. El problema no es la cantidad. Es el trabajo de mantenerlas coordinadas.
Relevamos más de 370 colegios privados en Buenos Aires (relevamiento propio sobre sus webs públicas, octubre de 2026): 3 de cada 10 que tienen un sistema «integral» usan igual otra herramienta aparte para algo que ese sistema dice cubrir.
Qué cambia
Un dato entra una vez y le sirve a todas las áreas. Lo que hoy ve cada sistema por separado, acá lo ve cada persona según su rol, y las familias desde una sola app.
Lo que se paga con link, QR o débito automático se imputa solo a la familia correcta. Las transferencias se concilian desde el extracto, sin que nadie busque el comprobante. Lo que no cierra, queda en una lista corta para revisar.
Un chat por curso y uno por familia, armados solos desde el padrón. Las familias escriben como ya escriben; del otro lado responde secretaría, con la ficha al lado. Nadie usa su número personal.
Hola, familias. La salida al museo es el jueves 30. Pueden autorizarla desde acá, en un toque.
Autorizar la salida11:02 leído por 18 de 29¿Hay que llevar vianda?
11:20Nosotros ya autorizamos. ¿Vuelven a la hora de siempre?
11:31Sí: vianda y botella de agua. Salen 8:30 y vuelven 13:00, horario normal.
12:04 leído por 24 de 29La familia que consulta por una vacante se carga en la admisión. Cuando confirma, ya es familia del colegio: con su cuenta, sus mensajes y su legajo. Sin volver a tipear nada.
Asistencia, notas, mora y lectura de mensajes, cruzados por nivel, por curso o por familia. Al día, no de la semana pasada. Y si falta un cruce, se le pregunta al asistente.
Lo que hoy pregunta por WhatsApp, lo ve en la app: cuánto debe, qué tiene que autorizar, cómo le va a cada hijo. Sin un usuario por sistema ni un código por hijo.
Tomás necesita su autorización.
Transferencia recibida el 10/10. Factura disponible.
Primaria sale 12:30 por jornada docente.
Roles y permisos
La misma base, cinco pantallas distintas. Los permisos vienen del padrón y del organigrama del colegio: cuando alguien cambia de curso o de cargo, cambia lo que ve. Cada acceso queda registrado.
Ve
Hace
No ve: datos de salud ni conversaciones privadas con familias.
Ve
Hace
No ve: notas, asistencia ni legajo académico.
Ve
Hace
No ve: el detalle de la cuenta, solo si está al día.
Ve
Hace
No ve: cuentas, deuda ni nada de cobranza. Nunca.
Ve
Hace
No ve: nada de otras familias ni de otros chicos.
Demo · el asistente de IA
La dirección pregunta en castellano y el asistente cruza cobranza, académico, asistencia y mensajes. Lo que hoy lleva un informe pedido a tres áreas, acá es una pregunta. Prueben con una sugerida o escriban la suya: responde sobre un colegio de ejemplo con datos ficticios.
Hola. Puedo cruzar cobranza, académico, asistencia y mensajes de todo el colegio. ¿Qué quiere saber hoy?
Lo que hace solo
Y la persona revisa. Nada sale a una familia sin que alguien del colegio lo haya visto.
Cruza los pagos con link, débito y billetera, y el extracto de transferencias, con cada familia. Lo que no cierra, lo deja con una sugerencia para que alguien lo confirme.
Cuando algo pasa (una salida sin autorizar, un pago que no llegó, un cambio de horario), deja el borrador escrito y la lista de a quién va.
Asistencia, notas, mora y lectura de mensajes, cruzados, todos los lunes. Sin que nadie lo pida ni lo pase a mano.
El chico que se acerca al mínimo de asistencia, la familia que dejó de leer, la cuota que lleva dos meses. Le avisa a quien corresponde, antes.
Integraciones
No les pedimos cambiar de cuentas, de web ni de forma de cobrar. Coleia es la base en el medio: lo que entra por un lado, le sirve a todo lo demás.
Las integraciones se configuran por colegio durante la implementación. Algunas están en desarrollo: en la evaluación les decimos cuáles están listas para su caso.
Función por función
Cada una de estas cosas hoy tiene su app. Lo que ninguna puede hacer es saber lo que pasa en las otras. Acá, cada función usa los datos de todas.
Por qué es distinto
No es otra herramienta para sumar a las que ya tienen. Es la base donde viven todas, con la inteligencia para preguntarle y, detrás, un equipo chico que la conoce y responde.
Sus niveles, sus sedes, sus becas y descuentos por hermanos, sus reglas y sus excepciones. Si algo se hace distinto en su colegio, el sistema lo hace así.
«¿Qué familias deben dos cuotas y bajaron las notas?» La respuesta sale de los datos del colegio, con la lista y el próximo paso. Para dirección y administración, sin pedir informes a nadie.
Se entra con Google Workspace. Classroom, la web del colegio y lo que funciona bien se quedan y se conectan. Nada se reemplaza de golpe ni en mitad del ciclo lectivo.
Cada rol ve solo lo que le corresponde y cada acceso queda registrado. Los datos se exportan cuando quieran, en un formato abierto. La salida se escribe en el contrato desde el primer día.
La cuenta del administrador
Una parte se paga a las plataformas. La otra se paga en horas del equipo: imputar pagos, cruzar planillas, responder lo que ningún sistema muestra. Hagan su cuenta con sus números.
Lo que hoy cuesta sostener los sistemas separados
por mes · — por año
Cómo trabajamos
Cambiar de herramienta asusta, y con razón: nadie quiere ser el colegio que perdió la cobranza de marzo. Por eso no entregamos un sistema y nos vamos. Lo construimos y lo operamos con su equipo.
01 · Entender
Con cada área, proceso por proceso. Antes de automatizar, sacamos los pasos que sobran.
02 · Migrar
Familias, cuentas y legajos vienen con nosotros, desde el sistema actual y las planillas. El sistema nuevo arranca con memoria.
03 · Convivir
Lo que funciona sigue funcionando. Nada se reemplaza de golpe ni en mitad del ciclo lectivo.
04 · Sostener
Cuando la secretaría o una familia necesita algo, contesta una persona que conoce su colegio.
Datos y seguridad
Es lo primero que pregunta un representante legal, y con razón. Esto es lo que se firma y lo que el sistema hace por diseño. El detalle está en la política de privacidad.
Ya funciona
alumnos y sus familias en un solo sistema, en Don de Fluir, una escuela de danza de Buenos Aires. Inscripciones, cuotas y asistencia en la misma base, con la cobranza corriendo todos los meses.
Colegios fundadores
Estamos eligiendo los primeros colegios para construir esto con ellos. Tenemos un sistema real funcionando y un método. Buscamos pocos colegios que quieran empezar ahora, con condiciones de fundador y con voz en lo que se construye.
Lo que ofrecemos
Al tocar el botón se abre WhatsApp con el mensaje armado; lo pueden editar antes de enviarlo. Tomamos pocos colegios por vez, para atender bien a cada uno.
Lo que les pedimos
Preguntas
No de golpe. Empezamos por un proceso y lo demás convive mientras tanto. Si una herramienta funciona bien, puede seguir: la conectamos o la dejamos para más adelante.
Tres cosas. Responde preguntas de la dirección cruzando los datos del colegio, con la lista para actuar. Redacta borradores de mensajes y de informes, que una persona revisa antes de que salgan. Y avisa antes de que un problema crezca: asistencia, mora, familias que dejaron de leer. Siempre con los datos del colegio y nunca para entrenar modelos de terceros.
Cada persona entra con su cuenta del colegio y ve solo lo que le corresponde a su rol: dirección, administración, secretaría, docentes y familias. Los permisos salen del padrón y del organigrama, se ajustan a cómo trabaja su colegio, y cada acceso queda registrado.
Sí. Se entra con las cuentas del colegio, sin otra clave. Classroom sigue donde está, los eventos van al Calendar de cada familia, los documentos del legajo se guardan en el Drive del colegio y lo que sale por mail, sale por Gmail. Si el colegio no usa Workspace, funciona igual con cuentas propias.
La evaluación empieza sin datos personales. Cuando hay sistema, cada rol ve solo lo que le corresponde y cada acceso queda registrado. Los avisos de deuda son privados y nunca pasan por docentes. El detalle está en la política de privacidad.
La evaluación fundadora no tiene costo. Lo que sigue es un abono mensual por colegio, que crece con los módulos y el tamaño, sin permanencia obligatoria. Se cotiza después de la evaluación, contra el número que hoy pagan entre plataformas y horas del equipo, y los colegios fundadores tienen condiciones propias. Si no podemos mejorar ese número, no tiene sentido seguir, y se lo decimos.
Depende del primer proceso que elijamos juntos. Lo que sí es fijo: nada se cambia en mitad del ciclo lectivo, los primeros meses se convive con lo que ya usan, y en marzo, cuando todo explota, hay una persona que conoce su colegio atendiendo.
Con lo que hoy tienen: exportaciones del sistema actual y planillas. Las cargamos, las cruzamos y las validamos con secretaría antes de arrancar, familia por familia. El sistema nuevo empieza con la historia completa, y el anterior sigue disponible hasta que ustedes decidan apagarlo.
Sí. Los niveles y las sedes son parte de la configuración del colegio, con sus reglas propias: la familia con un hijo en cada nivel ve todo en una sola cuenta, y la dirección puede mirar el conjunto o cada sede por separado.
Una app con el nombre y los colores del colegio, o la misma desde el navegador, sin instalar nada. Un solo acceso por familia, con todos los hijos. Lo urgente también llega por WhatsApp.
Un equipo de Buenos Aires que construye y opera sistemas para organizaciones con muchas familias, pagos y mensajes. Cuando un colegio se suma, armamos un equipo chico dedicado a él, con una persona de referencia.
Los datos son del colegio y se exportan cuando quieran, en un formato abierto. La salida se escribe en el contrato desde el primer día.
Empecemos
Cuéntennos cómo trabajan hoy. La primera conversación es sin costo y sin datos de alumnos.